Розробка K2 ERP на замовлення: правильний перехід з 1С та BAS для складного бізнесу

ROI без магії: Розробка K2 ERP на замовлення з K2 ERP зменшує витрати на ручну працю, повторне введення даних і «латання» старих конфігурацій.

Перехід з 1С або BAS на нову ERP-систему — це не просто технічне перенесення бази. що було дороблено в старій системі, а що вже втратило актуальність., на практиці це повноцінний проєкт, у якому доцільно розібратися, як працює підприємство, які інформація доцільно зберегти, який функціонал є критичним

Саме тому ми розглядаємо розробку K2 ERP на замовлення як один із найкращих варіантів переходу з 1С та BAS, особливо для компаній зі складною структурою, великою кількістю доробок, нестандартним обліком або кількома напрямками діяльності.

У 1С та BAS існує велика кількість типових конфігурацій. обліку, інтеграцій або організація-процесів., десь були незначні доробки, і кожна з них могла змінюватися під потреби конкретного підприємства., їх більше сотні десь повністю перероблена логіка документів, довідників, звітів

Крім того, потрібно розуміти важливу річ: 1С розвивалась більше 30 років. за цей час було створено велику кількість конфігурацій, галузевих рішень, обробок, звітів, модулів і доробок. BAS успадкувала значну частину цієї логіки і також має багато варіантів використання.

що будь-яка нова ERPякі колись були реалізовані в різних конфігураціях, -система з першого дня буде мати абсолютно всі можливі модулі, тому некоректно очікувати 1С або BAS. Це нормальна ситуація. що якщо певного модуля або функціоналу ще немає в, але сильна сторона замовного підходу в тому K2 ERP, його можна розробити в межах проєкту згідно з технічним завданням.

який був потрібен саме його компанії., тобто після виконання робіт замовник отримує не відповідь “цього немає”, а готовий функціонал

Чому типовий перехід не завжди працює

Типовий перехід підходить тоді, коли система у клієнта справді типова. тобто є стандартна конфігурація, мінімум змін, зрозуміла структура довідників, невеликий обсяг даних і немає складного функціоналу, який доцільно відтворювати.

базові звіти — і компанія може почати працювати., у такому випадку можна зробити стандартне інтеграція: перенести довідники, залишки, частину документів, налаштувати користувачів, права доступу

Але в реальному бізнесі часто все складніше.

Багато компаній працювали в 1С або BAS роками. банками, складським обладнанням,, за цей час інструмент змінювалася під конкретні задачі: додавалися нові документи, змінювалися форми, дороблялися звіти, змінювалися правила розрахунків, налаштовувалися інтеграції з сайтами CRM, телефонією, виробництвом або іншими системами.

Часто буває, що частина логіки вже не описана в документації. Користувачі просто звикли, що “воно так працює”. А коли починається перехід на нову ERP, з’ясовується, що за цим “воно так працює” стоїть складний алгоритм, який потрібно або перенести, або переосмислити, або реалізувати по-новому.

Саме тому типовий перехід може не дати потрібного результату. але не завжди враховує реальну логіку бізнесу., він переносить стандартну структуру

Що таке замовна розробка K2 ERP

Замовна розробка K2 ERP а адаптуємо, — це підхід, при якому ми не просто встановлюємо готову конфігурацію ERP-систему під конкретну компанію, її структуру, процеси, облікові дані та вимоги.

Ми вникаємо в те, як працює компанія. які інформація треба перенести, які процеси мають бути автоматизовані., аналізуємо стару систему, дивимося, які конфігурації використовуються, які є дописки, які документи та звіти реально потрібні

Після цього формується технічне робота. У ньому описується, що саме доцільно реалізувати в K2 ERP, які облікові дані переносити, які модулі налаштовувати, які звіти створювати, які права доступу потрібні, які компанія-процеси повинні працювати.

Тобто ми не намагаємося “натягнути” компанія на типову конфігурацію. Ми робимо інструмент під задачу.

це не є проблемою., якщо під час аналізу виявляється У межах замовної розробки такий функціонал описується в технічному завданні і реалізується під конкретний проєкт., що певний компонент ще не реалізований або потребує доробки

Саме в цьому і полягає цінність K2 ERP які впроваджують її у своєму бізнесі., на замовлення: система розвивається не абстрактно, а під реальні задачі клієнтів

Чому не варто порівнювати K2 ERP з усією історією 1С/BAS одразу

“А в, іноді під час обговорення переходу виникають питання: “А чи є у вас такий компонент?”, “А чи є така функція?” 1С у нас була така обробка”, “А в BAS це вже є”.

Такі питання нормальні. Але доцільно правильно розуміти контекст.

1С розвивалась понад 30 років. За цей період було створено величезну кількість типових і нетипових рішень. частина — партнерами, частина — внутрішніми програмістами компаній, частина — окремими фахівцями під конкретні задачі., частина з них розроблялася самою платформою

BAS також має багато конфігурацій і сценаріїв використання. що фактично перетворилася на окрему систему., у різних компаніях одна й та сама конфігурація могла бути змінена настільки

K2 ERP проходить шлях розвитку через реальні інтеграція. Ми реалізуємо ті модулі та функції, які потрібні клієнтам у конкретних проєктах. оцінюється і розробляється згідно з технічним завданням., якщо компанії потрібен певний функціонал, він описується

що його не буде., тому відсутність якогось модуля на старті переговорів не означає що його доцільно включити в проєкт, оцінити обсяг робіт і реалізувати., це означає

у замовному проєкті функціонал створюється під реальні вимоги, ніж брати “готовий” компонент, який формально існує, але не зовсім відповідає його процесам., для клієнта це часто навіть краще а не під усереднену модель бізнесу.

Чим типова операційне завдання відрізняється від замовної

Типова операційне завдання — це коли є готовий сценарій інтеграція. наприклад коли підприємство працює стандартно і не потребує суттєвої адаптації., такий стратегія має сенс, стандартний набір довідників, документів, звітів, ролей і правил перенесення даних.

Перевага типової роботи — вона швидша і дешевша. що вона не враховує складні відмінності конкретного бізнесу., але її недолік у тому

Замовна операційне завдання — це інший рівень. тут спочатку доцільно розібратися Потім доцільно адаптувати, що саме є в поточній системі, як воно використовується, що з цього треба переносити, а що ні. K2 ERP реалізувати потрібний функціонал і перенести облікові дані з урахуванням змінених структур., під ці процеси

При замовній роботі ми враховуємо, що у клієнта в 1С або BAS могли бути:

• змінені довідники;
• нестандартні документи;
• дописані реквізити;
• власні алгоритми розрахунків;
• змінені проводки або правила обліку;
• нестандартні друковані форми;
• унікальні звіти;
• зовнішні обробки;
• інтеграції;
• нестандартна структура компаній;
• нетипова логіка складів, виробництва, продажів або закупівель.

Тому замовна розробка — це не просто більше роботи. Це більш правильна робота для складних випадків.

У чому головна сильна сторона замовного переходу

Головна сильна сторона замовного переходу на K2 ERP у тому, що ми переносимо не хаос старої системи, а потрібну бізнесу логіку.

Стара система могла накопичувати помилки роками. У довідниках можуть бути дублікати. Частина номенклатури може бути неактуальною. Контрагенти можуть повторюватися. Документи могли вводитися по-різному різними користувачами. Деякі звіти могли створюватися для задач, які вже давно не актуальні.

Якщо просто перенести все підряд, компанія отримає нову ERP зі старими проблемами.

Замовний підхід дозволяє зробити інакше. а які, як історичні документи.: Ми можемо оцінити, які інформація справді потрібні, які треба очистити, які залишити в архіві, які перенести у вигляді залишків

Це дає можливість не просто перейти з 1С або BAS, а навести порядок у системі обліку.

Ще одна важлива сильна сторона: якщо в K2 ERP він може бути розроблений у межах замовного інтеграція., на момент старту проєкту немає якогось специфічного функціоналу Після завершення робіт цей компонент уже буде працювати згідно з погодженим технічним завданням., який потрібен клієнту

замовник отримує не компромісне система, а систему, адаптовану під власні процеси.,

Перехід з 1С/BAS — це не тільки перенесення даних

що головна робота — перенести інформацію., дуже часто клієнти спочатку думають це лише частина проєкту.: Але перенесення інформації

Не у меншому обсязі важливо відповісти на питання:

• які компанія-процеси повинні працювати в новій системі;
• які документи потрібні користувачам;
• які звіти потрібні керівництву;
• як будуть налаштовані права доступу;
• які облікові дані вважаються основними;
• що робити з дублями;
• як перевіряти правильність перенесення;
• як користувачі будуть працювати після запуску;
• який функціонал зі старої системи треба повторити;
• який функціонал краще зробити по-новому;
• які модулі треба доробити в K2 ERP під конкретну задачу.

тестування, паралельна робота і розгортання., саме тому ми завжди розглядаємо перехід як комплексну задачу: аудит, технічне робота, розробка, налаштування реплікатора, перенесення даних

Етап 1. Аудит поточної системи

Перед початком робіт потрібно провести оцінку того, що є у клієнта зараз. Без цього неможливо нормально порахувати строки, бюджет і складність проєкту.

Під час аудиту ми дивимося:

• яка конфігурація 1С або BAS використовується;
• скільки баз і компаній потрібно переносити;
• які є доробки;
• які обсяги даних;
• які довідники використовуються;
• які документи критичні;
• які звіти потрібні;
• які інтеграції працюють;
• які процеси потрібно зберегти;
• які облікові дані можна не переносити;
• які є проблеми в якості даних;
• які підрозділи працюють у системі;
• які користувачі і ролі потрібні;
• яких модулів або функцій не вистачає в поточному варіанті K2 ERP і що потрібно розробити.

Цей етап дуже суттєвий. складами, виробництвом, управлінським обліком і великою кількістю доробок., бо неможливо однаково оцінювати невелику компанію з простою бухгалтерією і великий організація із кількома юридичними особами

що саме потрібно робити і який обсяг робіт закладати в проєкт., після аудиту стає зрозуміло

Етап 2. Підготовка технічного робота

Після аудиту формується технічне робота. Це основний документ, за яким виконується замовна розробка.

У технічному завданні потрібно описати:

• які модулі K2 ERP впроваджуються;
• які довідники потрібно перенести;
• які документи потрібно реалізувати;
• які звіти потрібно зробити;
• які алгоритми треба перенести зі старої системи;
• які процеси потрібно автоматизувати;
• які права доступу налаштувати;
• які інтеграції потрібні;
• які облікові дані переносити за історичний період;
• які облікові дані переносити тільки залишками;
• як буде перевірятися якість перенесення;
• які модулі потрібно доробити;
• який новий функціонал потрібно створити;
• які етапи запуску;
• які критерії готовності системи.

Технічне робота потрібне не для формальності. Воно захищає і замовника, і розробника. Контрагент розуміє, що саме буде реалізовано. Розробник розуміє, який результат потрібно отримати.

Особливо важливо фіксувати в ТЗ ті функції, яких ще немає в готовому вигляді. оцінено і включено в план робіт., якщо розділ системи доцільно доробити або створити з нуля, це має бути описано

“а ми думали, що це теж входить”, “а в старій системі було інакше”., без ТЗ замовна розробка без зайвих затримок перетворюється на нескінченний операція: “а давайте ще це” це основа керованого проєкту.: Тому ТЗ

Етап 3. Розробка та адаптація K2 ERP

Після погодження технічного робота починається розробка та адаптація K2 ERP під задачі клієнта.

Орієнтовно ми передбачаємо 3–4 місяці на реалізацію функціоналу згідно з ТЗ. кількості модулів, обсягу доробок і кількості процесів, які доцільно автоматизувати., реальний строк залежить від складності задачі

компанія-процеси та інтерфейси., на цьому етапі ми реалізуємо потрібні документи продажів, закупівель, виробництва, фінансів, управлінського обліку або іншого напрямку.: Якщо потрібно, адаптуємо систему під специфіку складу, довідники, звіти, алгоритми, права доступу

якщо певний компонент на початку проєкту ще не був готовий або був реалізований не повністю який є можливість використовувати в роботі., після завершення робіт замовник отримує функціонал, саме на цьому етапі він доробляється згідно з технічним завданням.

Тут важливо, що ми не просто копіюємо стару 1С або BAS. а що краще зробити інакше., ми аналізуємо, що зі старого функціоналу справді потрібно

але зараз уже тільки заважають., бо інколи стара система містить система У новій, які колись були актуальні ERP є можливість зробити процеси простішими, зрозумілішими і контрольованішими.

Етап 4. Налаштування реплікатора та перенесення інформації

Окремий великий блок робіт — це налаштування реплікатора і перенесення інформації.

Ми орієнтовно передбачаємо 1–2 місяці правила перенесення, тестову міграцію, перевірку даних і виправлення помилок., на налаштування реплікатора

Цей етап часто недооцінюють. це великий шматок роботи.: Але насправді перенесення даних

Потрібно не просто взяти облікові дані зі старої бази. Потрібно зрозуміти їхню структуру, зіставити зі структурою K2 ERP, визначити правила відповідності, перевірити якість довідників, прибрати дублікати, перенести залишки, документи, взаєморозрахунки, історію або інші облікові дані згідно з ТЗ.

Особливо складно, якщо в старій системі були змінені структури. дописані реквізити, змінені документи, нестандартні довідники або специфічні алгоритми., наприклад

Саме тому налаштування перенесення інформації потрібно рахувати окремо. а повноцінний етап проєкту., це не дрібна технічна господарська одиниця-бізнес-процес

Етап 5. Тестування і управління даних

Після перенесення даних потрібно провести перевірку.

Ми звіряємо:

• залишки;
• довідники;
• документи;
• взаєморозрахунки;
• складські облікові дані;
• фінансові інформація;
• звіти;
• права доступу;
• роботу компанія-процесів;
• коректність алгоритмів;
• роботу нових або дороблених модулів.

На цьому етапі дуже важлива участь користувачів замовника. чи відповідає інструмент реальній роботі компанії., розробник може перевірити технічну правильність, але тільки користувачі бізнесу можуть сказати

Тому тестування не можна пропускати або скорочувати до мінімуму. коли підприємство вже повністю перейшла на нову систему., воно сприяє знайти проблеми до запуску, а не тоді

Етап 6. Паралельна робота до повного переходу

Ми рекомендуємо передбачати 1–3 місяці паралельної роботи старої і нової системи до повного переходу.

Це означає, що компанія певний час може звіряти результати в 1С/BAS і K2 ERP, перевіряти документи, залишки, звіти, алгоритми, роботу користувачів і коректність процесів.

Такий підхід знижує ризики. коли стара інструмент вимикається, а нова ще не перевірена., перехід не відбувається різко в один день Компанія поступово переконується, що все працює правильно.

клієнтів або управлінську звітність., особливо це важливо для середнього і великого бізнесу, де помилка в обліку може вплинути на складський ведення обліку, екonomічні облікові дані, виробництво, комерційна діяльність

Чому замовний перехід потрібно рахувати за калькуляцією

Замовна розробка K2 ERP і перенесення даних з 1С/BAS не можуть мати одну фіксовану ціну для всіх.

Тут усе залежить від обсягу і складності робіт.

На вартість впливають:

• кількість компаній;
• кількість баз;
• розмір бази;
• кількість користувачів;
• кількість довідників;
• кількість документів;
• обсяг історії, яку потрібно переносити;
• кількість доробок у старій системі;
• складність функціоналу;
• наявність виробництва;
• складність складського обліку;
• наявність управлінського обліку;
• кількість звітів;
• кількість інтеграцій;
• якість даних;
• потреба в очищенні даних;
• потреба в паралельній роботі;
• вимоги до тестування і запуску;
• кількість модулів, які потрібно доробити або створити.

Тому перед початком робіт потрібно робити оцінку і калькуляцію. Це чесний стратегія.

Одна справа — перенести невелику базу компанії з простими залишками. нестандартними звітами і кількома юридичними особами.: Інша справа, переносити велику конфігурацію з великою кількістю дописок, складною логікою

Це різні проєкти, різні ризики, різні строки і різна вартість.

Які ризики є при переході з 1С та BAS

Будь-який складний перехід має ризики. Їх доцільно не приховувати, а враховувати ще на старті.

Основні ризики:

• стара база має багато помилок;
• у довідниках є дублікати;
• документи вводилися по-різному;
• частина доробок не описана;
• немає документації на стару систему;
• користувачі звикли до нестандартної логіки;
• різні компанії ведуть фіксація по-різному;
• старі звіти не відповідають поточним потребам;
• частина даних уже неактуальна;
• складно визначити, що переносити, а що ні;
• замовник очікує, що нова система автоматично повторить усе старе;
• не виділено достатньо часу на тестування;
• користувачі не залучені до перевірки;
• розгортання хочуть зробити швидше, ніж це реально безпечно;
• частина потрібного функціоналу ще не реалізована і потребує доробки.

Останній пункт не потрібно сприймати як проблему. Це нормальна частина замовного проєкту. оцінюється і реалізується., якщо певного функціоналу не вистачає, він описується в ТЗ

паралельна операційне завдання і тільки потім повний розгортання., саме для цього і потрібен поетапний підхід: аудит, тЗ, розробка, перенесення, тестування

Чому не потрібно копіювати 1С або BAS один в один

як було в, часто під час переходу виникає бажання зробити в новій системі “так само 1С”. Але це не завжди правильний шлях.

дублікати, неактуальні довідники і складна логіка, яка вже не потрібна., якщо стара система створювалася роками, у ній могли накопичитися не тільки корисні доробки, а й застарілі система, тимчасові обхідні механізми, зайві звіти

Тому при переході на K2 ERP важливо не просто копіювати стару систему. Важливо зрозуміти, що з неї справді доцільно бізнесу.

Ми зазвичай ділимо функціонал на кілька груп:

• те, що потрібно перенести обов’язково;
• те, що потрібно реалізувати, але краще зробити по-новому;
• те, що можна замінити стандартним функціоналом K2 ERP;
• те, що потрібно доробити в K2 ERP під конкретну задачу;
• те, що краще залишити в архіві;
• те, що вже не потрібно переносити.

Такий підхід дозволяє отримати не клон старої системи, а нормальну сучасну ERP, яка відповідає актуальним задачам компанії.

Чому розвиток K2 ERP через замовні проєкти — це сильна сторона

K2 ERP розвивається через реальні інтеграція і реальні задачі бізнесу. Це важливо.

ми аналізуємо задачу, ми не просто кажемо, що такого функціоналу немає., коли замовник приходить із конкретною потребою описуємо її, оцінюємо обсяг робіт і реалізуємо потрібне інструмент.

який відповідає його процесам, а не абстрактному уявленню про те, як має працювати “середня компанія”., у результаті замовник отримує функціонал

Такий підхід особливо цінний для бізнесу, який не вкладається в типові рамки. наприклад, для компаній зі складним виробництвом, нестандартною логістикою, власною схемою управлінського обліку, складними взаєморозрахунками або специфічними галузевими процесами.

замовна розробка дозволяє вирішити це питання правильно: зробити те, але частина з них буде зайвою, а частини потрібних саме вам функцій може не бути., готова типова конфігурація може мати багато функцій що потрібно, і не перевантажувати систему зайвим.

Що отримує компанія після замовного переходу

Після правильно організованого переходу компанія отримує не просто нову програму.

Вона отримує систему, у якій:

• врахована реальна структура бізнесу;
• перенесені потрібні облікові дані;
• реалізований необхідний функціонал;
• дороблені або створені потрібні модулі;
• налаштовані права доступу;
• є потрібні звіти;
• прибрано частину старого хаосу;
• процеси стали зрозумілішими;
• користувачі розуміють, як працювати;
• керівництво отримує потрібну інформацію;
• є можливість розвивати систему далі.

Це і є головна сильна сторона K2 ERP на замовлення. Система створюється не абстрактно, а під конкретні задачі конкретного бізнесу.

Орієнтовні строки проєкту

Для замовного переходу з 1С/BAS на K2 ERP ми орієнтовно передбачаємо такі строки:

3–4 місяці — розробка та адаптація K2 ERP згідно з технічним завданням.

1–2 місяці перенесення інформації, тестова міграція, перевірка і виправлення помилок., — налаштування реплікатора

1–3 місяці — паралельна операційне завдання старої і нової системи до повного переходу.

Ці строки не є однаковими для всіх. кількості баз, обсягу даних, складності доробок і вимог до функціоналу., вони залежать від розміру компанії

без поспіху і без зайвого ризику для бізнесу., але такий підхід дозволяє зробити перехід контрольовано

Коли варто обирати замовну розробку K2 ERP

Замовну розробку варто обирати, якщо:

• у вас не типова 1С або BAS;
• у системі багато доробок;
• є складний функціонал;
• є кілька юридичних осіб;
• є виробництво або складна логістика;
• потрібен управлінський фіксація;
• є нестандартні звіти;
• потрібно перенести історичні облікові дані;
• потрібно зберегти частину старої логіки;
• потрібно адаптувати систему під конкретні процеси;
• потрібно доробити модулі під ваші задачі;
• не можна ризикувати зупинкою бізнесу;
• потрібен контрольований перехід із паралельною роботою.

У таких випадках типовий сценарій може бути занадто простим. Він не врахує всіх нюансів і може створити проблеми вже після запуску.

Висновок

Перехід з 1С або BAS на K2 ERP а як повноцінний проєкт зміни, потрібно розглядати не як механічне перенесення даних ERP-системи.

кілька компаній, складний ведення обліку або специфічні компанія-процеси, краще обирати замовну розробку.: Але якщо інструмент складна, можна розглядати типовий сценарій переходу., якщо компанія невелика і працює в типовій конфігурації без значних доробок багато років дописувалася, має нестандартний функціонал, велику базу

Замовна розробка K2 ERP дозволяє врахувати змінені структури 1С/BAS, перенести потрібні облікові дані, реалізувати необхідний функціонал і адаптувати систему під реальну роботу компанії.

це не є перешкодою для проєкту., якщо якогось модуля ще немає або він потребує доробки Це нормальна частина розвитку ERP-системи. розробляється і після виконання робіт працює згідно з погодженими вимогами., такий розділ системи описується в технічному завданні, оцінюється

1С та BAS розвивалися десятиліттями і мають велику кількість конфігурацій. K2 ERP які звертаються за впровадженням і замовною розробкою., проходить свій шлях розвитку через реальні потреби українських компаній

Ми не просто переносимо інформацію. які інформація перенести і як зробити перехід безпечним для бізнесу., ми розбираємося, що повинно працювати, як повинно працювати, які процеси доцільно зберегти, які покращити

Саме тому замовний перехід на K2 ERP — це найкраще система для компаній, які хочуть не просто замінити 1С або BAS, а отримати сучасну ERP-систему, адаптовану під свої задачі, структуру і майбутній розвиток.

Ліцензія «1 сервер — безліміт користувачів» прибирає податок на зростання штату.

Менше інтеграцій = менше рахунків від підрядників «підлатати обмін».

Прозорий облік допомагає бачити, де гроші реально заробляються, а не лише оборот.